Bestuur en organisatie

Scouting De Mohicanen is een groepsvereniging met volledige rechtsbevoegdheid die ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel onder nummer 57571341. In de statuten van de groepsvereniging zijn de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vastgelegd. Tezamen met het huishoudelijk reglement van Scouting Nederland en het handboek van Scouting De Mohicanen vormen zij de basis voor het draaien van de groepsvereniging.

Organisatiestructuur

Onderstaand schema geeft de organisatiestructuur van Scouting De Mohicanen weer. De kaderleden zijn de vrijwilligers die formeel lid zijn van de groepsvereniging. Zij bestaan uit de leid(st)ers van de verscheidene onderdelen/leeftijdsgroepen, de leden van het groepsbestuur (zie onder), en vrijwilligers die deel uitmaken van het beheerteam of anderszins regelmatig ondersteunende diensten verlenen onder wie de vertrouwenspersoon (zie onder). De besluiten worden genomen in de groepsraad, ook wel Mohicanenraad genoemd. De groepsraad stelt onder meer het jaarplan, de begroting en het (financieel) jaarverslag vast. In de groepsraad zitten alle bovengenoemde kaderleden plus een oudervertegenwoordiger voor elke leeftijdsgroep (zie onder). De groepsraad wordt ten minste vier keer per jaar bijeen geroepen. Andere overlegvormen zijn de leidingraden en de onderdeelsafgevaardigdenoverleggen, waarin uitwisseling en afstemming plaatsvindt.

Groepsbestuur

Het groepsbestuur bestaat bij volledige bezetting uit zeven personen met de volgende functies, waarbij een beknopte beschrijving van de taken is gegeven (niet uitputtend):

  • Groepsvoorzitter – Deze persoon leidt de groepsraden en bestuursvergaderingen en vertegenwoordigt de groep naar buiten; de groepsvoorzitter mag geen leiding zijn.
  • Groepssecretaris – Deze persoon voert het secretariaat, verzorgt de documentenstroom en voert de administratie van de kaderleden.
  • Groepspenningmeester – Deze persoon beheert de penningen van de groepsvereniging, stelt jaarlijks de begroting, realisatie en balans op, en handelt subsidieaanvragen af.
  • Groepsbegeleider 1 – Deze persoon bevordert de deskundigheid bij kaderleden en stuurt de praktijkbegeleiders aan; de groepsbegeleider mag geen leiding zijn.
  • Groepsbegeleider 2 – Deze persoon coördineert onderdeelsoverschrijdende aangelegenheden en bewaakt de groepsactiviteiten; de groepsbegeleider mag geen leiding zijn.
  • Functionaris PR & Vrijwilligersmanagement – Deze persoon stuurt de PR-activiteiten aan en bewaakt kwaliteit hiervan, en stuurt het vrijwilligersmanagement (niet kaderleden) aan.
  • Algemeen lid – Deze persoon is leiding, heeft geen specifieke portefeuille en vormt de ‘oren en ogen’ van de groep.

Momenteel is het groepsbestuur als volgt samengesteld:

  • Groepsvoorzitter: Reinier Valstar (voorzitter [at] demohicanen.nl)
  • Groepssecretaris: Ernst Jan Vegter (secretariaat [at] demohicanen.nl)
  • Groepspenningmeester: vacature (penningmeester [at] demohicanen.nl)
  • Groepsbegeleider 1: vacature (groepsbegeleider [at] demohicanen.nl)
  • Groepsbegeleider 2: Jaap Zegwaard (groepsbegeleider [at] demohicanen.nl)
  • Functionaris PR & Vrijwilligersmanagement: Yvette Badoux (pr-hrm-functionaris [at] demohicanen.nl)
  • Algemeen lid: Quint van Dijk (algemeenlid [at] demohicanen.nl)

In veilige handen bij De Mohicanen

Om als kind vrij te kunnen spelen staat veiligheid met stip bovenaan de lijst van voorwaarden. Bij Scouting De Mohicanen is veiligheid iets wat we allemaal hoog in het vaandel hebben staan. Dat doen we op verschillende vlakken.

  • Preventief handelen tijdens het scoutingspel
    Scouting De Mohicanen onderschrijft de gedragscode van Scouting Nederland. Deze wordt met iedere vrijwilliger doorgenomen aan de start van zijn of haar vrijwilligerscarrière. Daarnaast bespreekt het leidingteam jaarlijks met elkaar hoe grensoverschrijdend gedrag voorkomen kan worden.
  • Vertrouwenspersoon
    Mocht het voorkomen dat iemand van het leidingteam of een ouder een vermoeden heeft van grensoverschrijdend gedrag, dan staan de bestuursleden altijd klaar voor ondersteuning. Daarnaast is het ook altijd mogelijk om contact op te nemen met de vertrouwenspersoon. Momenteel is Emiel Blankwaard de vertrouwenspersoon binnen De Mohicanen (email: vertrouwenspersoon [at] demohicanen.nl).
  • VoG moet altijd op orde zijn
    Vanaf 16 jaar kunnen jeugdleden helpen als ondersteuning bij de Bevers en de Welpen. Omdat zij dan in contact staan met jonge kinderen, wordt vanaf dat moment een VoG verwacht. Deze wordt aangevraagd door het bestuur. Voor alle vrijwilligers wordt bovendien iedere 5 jaar een nieuwe VoG aangevraagd.
  • Aannamebeleid
    Als een nieuwe vrijwilliger zich aandoet bij Scouting De Mohicanen worden enkele controles gedaan alvorens hij of zij definitief als vrijwilliger wordt verwelkomt. Er wordt een VoG aangevraagd, er wordt ter controle gevraagd naar de ervaringen bij voorgaande (jeugd)verenigingen en er volgt een proefperiode van minimaal 1 maand. Als alles in orde is en de ervaringen van de eerste maand(en) zijn positief, dan kan hij of zij deel worden van het vrijwilligersteam.

Heeft u naar aanleiding hiervan nog vragen? Dan kunt u terecht bij onze vertrouwenspersoon of het bestuur.

Vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon is een persoon die onafhankelijk is, binding met de groep heeft, toegankelijk is en meedenkend is. Beknopt vormen de taken van een vertrouwenspersoon:

  • Beschikbaar zijn voor vragen en/of opmerkingen van ouders, met name over zaken betreffende de omgang tussen de vrijwilligers van de groep en de jeugdleden, als het moeilijk of onwenselijk is om deze vragen direct met de betrokkene(n) te bespreken.
  • Contactpersoon zijn voor de vrijwilligers voor zaken betreffende de omgang tussen de vrijwilligers onderling en/of met de jeugdleden, rondom diezelfde onderwerpen, voor zover men behoefte heeft aan een vertrouwenspersoon of zaken niet door het groepsbestuur kunnen worden behandeld.
  • Eventueel bemiddelen bij problemen of conflicten tussen vrijwilligers of met het groepsbestuur, als een soort tussenpersoon.

De vertrouwenspersoon behoort zo objectief mogelijk met eventuele problemen om te gaan. Alle gesprekken zijn vertrouwelijk en er worden alleen anderen bij betrokken als dit onderling is afgesproken. Alleen bij wetsovertredingen zal contact met andere instanties moeten worden opgenomen en ook het groepsbestuur worden ingelicht.
Momenteel is Emiel Blankwaard de vertrouwenspersoon binnen De Mohicanen (vertrouwenspersoon [at] demohicanen.nl).

Oudervertegenwoordigers

Om te zorgen dat de jeugdleden ook zijn vertegenwoordigd in de groepsraad, en daarmee een stem hebben, wordt gewerkt met oudervertegenwoordigers. Statutair is vastgelegd dat elke leeftijdsgroep een vertegenwoordiger heeft. Voorwaarde om een leeftijdsgroep te mogen vertegenwoordigen is dat de ouder in kwestie een kind heeft dat als jeugdlid voor betreffende leeftijdsgroep staat ingeschreven.
Momenteel zijn de volgende personen de vertegenwoordiger voor de betreffende leeftijdscategorieën:

  • Bevers (6 t/m 8 jaar): vacature
  • Welpen (8 t/m 11 jaar): vacature
  • Scouts (11 t/m 15 jaar): vacature
  • Explorers (15 t/m 18 jaar): vacature
  • Roverscouts (18 t/m 23 jaar): niet van toepassing/eigen vertegenwoordiging

Ouders die geïnteresseerd zijn om oudervertegenwoordiger te worden kunnen dit kenbaar maken bij het secretariaat.

Kernwaarden

Scouting De Mohicanen heeft een vijftal kernwaarden die haar vrijwilligers gezamenlijk hebben bepaald en waaraan wordt gespiegeld:

  • We hebben veel plezier
  • We zijn betrouwbaar en integer
  • We zijn allemaal verantwoordelijk
  • We zijn betrokken
  • We hebben respect voor elkaar

Betalings- en annuleringsvoorwaarden kampen

Kampen leveren niet alleen veel plezier en energie op, maar brengen ook kosten met zich mee. Voor de begroting van de kosten en daarmee bepalen van de kampprijs speelt het aantal deelnemers ook een rol. Het op het laatste moment afmelden of het niet verschijnen van deelnemers heeft dan ook invloed op de financiële realisatie van kampen. Daarom hanteert Scouting De Mohicanen een aantal betalings- en annuleringsvoorwaarden.

Voor zomerkampen gelden de volgende betalings- en annuleringsvoorwaarden:

  • De betaling van de volledige deelnemersbijdrage moet minimaal drie (3) weken voor aanvang van het kamp voldaan zijn en geschiedt door middel van het zelf overmaken naar het opgegeven rekeningnummer (onder vermelding van naam kind en onderdeel).
  • Bij annulering tot drie (3) weken voorafgaand aan de aanvang van het kamp wordt de deelnemersbijdrage geretourneerd minus het inschrijfgeld. Bij annulering tussen drie (3) weken en één (1) week wordt 50% van de deelnemersbijdrage geretourneerd. Bij annulering binnen één (1) week voor aanvang van het kamp is geen restitutie meer mogelijk.
  • Door aanmelding/inschrijving voor het kamp verklaart de ouder/verzorger eveneens akkoord te zijn met deze voorwaarden.

Voor weekendkampen geldt dat uiterlijk de dinsdag voorafgaand aan aanvang van het kamp de afmelding hiervoor moet zijn ontvangen bij de onderdeelsleiding, tenzij anders gecommuniceerd door de leiding. Mocht dit niet het geval zijn, dan mag de leiding de volledige kampkosten in rekening brengen.